DOKUMEN TENDER
Pengadaan Bibit Kakao
A. INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
a. DOKUMEN PENGADAAN
Dokumen lelang terdiri atas beberapa dokumen sebagai berikut:
1. Instruksi Kepada Peserta Tender.
2. Persyaratan Umum dan Teknis.
b. PESERTA PENGADAAN
Pelelangan Pekerjaan Pengadaan Bibit Kakao ini dapat diikuti oleh semua penyedia jasa pengadaan barang, sesuai informasi yang diperoleh melalui website, iklan koran, atau mendapatkan undangan dari panitia tender.
c. PEMAHAMAN DOKUMEN
a. Peserta tender bertanggung jawab untuk menguji dan memahami seluruh bagian dari dokumen tender yang ada.
b. Peserta tender bertanggung jawab untuk menganalisis kekuatan internal badan usaha mereka terkait dengan pengadaan barang sesuai dengan spesifikasi yang diberikan.
d. PENJELASAN TENDER PENGADAAN (PRE-BID MEETING/AANWIJZING)
1. Panitia akan memberikan penjelasan–penjelasan terhadap pelaksanaan pengadaan, prosedur-prosedur pelelangan serta syarat-syarat lainnya dalam rapat penjelasan yang bisa dilaksanakan melalui rapat terbuka terhadap seluruh peserta tender.
2. Rapat penjelasan pengadaan ini akan diadakan pada hari dan tanggal seperti yang tercantum pada undangan kepada calon peserta tender.
3. Peserta tender yang hadir pada rapat penjelasan pekerjaan tersebut diharapkan bersifat aktif untuk mempertanyakan segala sesuatu yang berkaitan dengan ketidakjelasan/ketidaklengkapan/ketidaksamaan/keterangan yang bertentangan di dalam dokumen tender. Hal ini dimaksudkan dalam upaya memahami seluruh maksud dan tujuan serta isi dari dokumen tender yang diterima.
4. Segala pertanyaan yang timbul dari peserta tender yang disampaikan secara tertulis dan akan dijawab oleh panitia tender secara tertulis pula, kecuali dinyatakan lain didalam rapat penjelasan tender tersebut.
5. Apabila terjadi keputusan perubahan-perubahan barang dan spesifikasi dan atau perubahan tata cara maka akan dicantumkan dalam berita acara penjelasan.
e. SYARAT DAN KETENTUAN
1. Syarat dan Ketentuan Teknis
− Bibit kakao dari jenis klon unggul seperti jenis RCL/ACC/TSH 858/RCC 71.
− Bibit kakao berasal dari tempat pembibitan yang telah disertifikasi.
− Pengiriman bibit dilakukan secara bertahap, dimulai satu minggu Surat Perintah Kerja diberikan.
2. Syarat dan Ketentuan Administratif
− Tidak ada fasilitas pembayaran uang muka pemenang tender, pembayaran dilakukan secara bertahap berdasarkan progress atau 100% setelah pekerjaan selesai.
− Pembayaran akan dilakukan dalam jangka waktu 14 hari setelah penyerahan invoice yang disertai dokumen pendukung.
− Syarat administratif lain tertera dalam point 6 yaitu tata cara pemasukan dokumen penawaran.
f. PENYUSUNAN, PEMASUKAN DAN PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN
1. Penyusunan Dokumen Penawaran (Catatan seluruh dokumen berikut ini harus berisi dokumen asli yang dilengkapi dengan satu buah foto kopi)
− Isi Dokumen Penawaran adalah sebagai berikut:
- Dokumen Administrasi (dalam sampul A) yang meliputi (pada dasarnya adalah profil perusahaan lengkap)
a) Surat Pengantar Dokumen Penawaran (form terlampir);
b) Foto copy Akte Pendirian Perusahaan lengkap dengan perubahan dan pengesahan kehakiman;
c) Foto copy keanggotaan asosiasi yang masih berlaku (jika ada);
d) Foto copy NPWP;
e) Foto copy surat ijin usaha perdagangan (SIUP);
f) Foto copy tanda daftar perusahaan (TDP);
g) Neraca dan rugi laba terbaru yang ditandatangani pimpinan perusahaan, (dikecualikan untuk perusahaan skala UKM atau badan usaha dagang/U.D.)
h) Surat pernyataan, bahwa perusahaan tidak sedang dalam keadaan pailit (form terlampir);
i) Rekening Koran 3 Bulan terakhir Copy;
j) Pajak Bulanan dan SPT tahunan Copy;
k) Surat pernyataan bahwa perusahaan bukan milik pegawai dan terkait dengan / pengurus / keluarga/donor .......... .......... (form terlampir).
- Dokumen Penawaran berisi ( dalam sampul B )
a) Surat penawaran yang ditanda tangani pimpinan perusahaan diatas materai Rp.6.000.00 (enam ribu rupiah);
b) Dokumen biaya, mencakup rekapitulasi biaya dan analisa harga satuan termasuk biaya pengemasan dan distribusi ke lokasi yang ditentukan oleh panitia tender;
c) Metodologi pelaksanaan termasuk jadwal pelaksanaan dan persiapan pengepakan barang (packaging);
d) Daftar pengalaman perusahaan dalam pengadaan jasa sejenis termasuk daftar perusahaan pengguna jasa dan kontak person (jika ada);
e) Surat kuasa (bila ada);
Melampirkan surat kuasa apabila surat penawaran ditandatangani oleh bukan direktur perusahaan sesuai akte perusahaan sebagaimana form terlampir.
− Sampul
- Seluruh dokumen dimasukkan dalam amplop berwarna bebas. Dipisahkan antara dokumen administrasi dan dokumen penawaran (setiap document disertai dengan 1 buah foto kopi dan dikelompokkan/dibundel dalam dokumen asli dan dokumen copy)
- seluruh dokumen disampaikan kepada alamat .......... .......... sesuai yangt tertera dalam Surat Undangan Tender
2. Pemasukan Dokumen Penawaran
− Dokumen penawaran disampaikan paling lambat pada
Hari/tanggal : Senin – 1 Februari 2010
Jam : 10.00 WIB
Tempat : Jalan……….., Desa………., Kecamatan.........., ..........
− Dokumen Penawaran yang terlambat disampaikan dari waktu yang ditentukan di atas, tidak akan diterima dan tidak diikutsertakan dalam proses seleksi dan evaluasi penawaran.
− Penarikan, Pengubahan, Penggantian dan Penambahan Dokumen Penawaran
- Dokumen penawaran yang telah dimasukan kedalam kotak/tempat pemasukan dokumen penawaran tidak dapat diambil oleh peserta seleksi;
- Apabila peserta seleksi akan menarik/mengubah/mengganti/menambah dokumen penawaran yang sudah dimasukan ke dalam kotak/ tempat pemasukan penawaran harus dilakukan sebelum waktu penutupan penyampaian dokumen penawaran;
- Dokumen penarikan/pengubahan/penggantian/penambahan dimasukan ke dalam sampul tertutup, diberi tanda “PENARIKAN’/“PENGUBAHAN”/
“PENGGANTIAN”/“PENAMBAHAN”
- Tidak ada dokumen susulan yang dapat diterima oleh panitia pengadaan setelah batas waktu penyampaian dokumen penawaran berakhir/ditutup.
3. Pembukaan Dokumen Penawaran
− Dokumen penawaran akan dibuka secara terbuka oleh tim .......... .......... dan dihadiri seluruh peserta tender.
− Tim .................... akan melakukan evaluasi kelengkapan administrasi dan dokumen biaya yang ditawarkan dan menyusun peringkat peserta lelang.
− Jika harga penawaran melampaui standar harga .................... akan dilakukan proses negosiasi dengan minimal tiga penawar terbaik.
− Harga estimasi .................... akan di umumkan pada saat pembukaan tender.
B. PENETAPAN, PENGUMUMAN, DAN PENUNJUKAN PEMENANG
a. Pemenang seleksi tender akan ditetapkan oleh .......... .......... dan akan disampaikan kepada peserta lelang melalui surat resmi dari .......... ...........
b. Seleksi dan penentuan pemenang tender sepenuhnya menjadi hak tim .......... .......... dan keputusan yang dibuat tidak bisa diganggu gugat.
c. Apabila peserta tender merasa diperlakukan diskriminatif selama mengikuti proses pelelangan dan memiliki bukti adanya proses tidak transparan dan menyimpang diantara sesama peserta tender atau dengan salahsatu anggota tim .......... .........., maka peserta tender yang bersangkutan dapat mengirimkan surat komplain resmi disertai bukti pendukung yang dapat dipertanggungjawabkan kebenaran dan keabsahannya secara hukum.
C. KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI TEKNIS DAN BIAYA
Apabila dianggap perlu maka, dapat dilakukan klarifikasi dan negosiasi terhadap proposal penawaran harga dari pemenang seleksi.
D. JADWAL KEGIATAN PENGADAAN
No. Kegiatan Tanggal Waktu Tempat Keterangan
1. Undangan Pengadaan 19 Januari 2010 - - Iiklan koran setempat, dan informasi tender di website .......... .......... Indonesia
2. Pengambilan dokumen penawaran 20 Januari 2010 – 29 Januari 2010 09.00 - 16.00 .........., Banda ..........,
Website Di kantor .......... .........., setiap peserta yang mengambil dokumen harus mengisi daftar tanda terima pengambilan dokumen
3. Pemasukan Penawaran & Batas Akhir Pemasukan 1 Februari 2010 10.00 .......... Surat penawaran dimasukkan ke dalam kotak tender, contoh barang di simpan di gudang, peserta tender Mengisi daftar penyerahan dokumen dan contoh barang
4. Pembukaan surat penawaran, dokumen 1 Februari 2010 10.30 .......... Dipimpin oleh Tim Teknis Pelaksana dan dilaksanakan oleh Panitia, dihadiri seluruh peserta tender, mengisi daftar hadir
5.
Evaluasi proposal penawaran 1 Februari 2010 .......... Dilaksanakan oleh Panitia pengadaan, dibuat notulen singkat/tabel evaluasi penawaran
6. Klarifikasi, wawancara, dan negosiasi harga 2 Februari 2010 .......... Dilaksanakan jika semua surat penawaran yang masuk masih di atas patokan harga .......... .........., mengisi negotiation forms
7. Comparative bid analysis, disertai draft purchase contract agreement 2 - 3 Februari 2010 internal .......... Disampaikan oleh Panitia kepada .......... .........., CST harus dicatat dan di beri nomor, panitia secara internal, contract agreement di review oleh Legal Officer,
8. .......... .......... mengumumkan hasil lelang dan menetapkan pemenang lelang, 3 Februari 2010 .......... Secara tertulis kepada peserta lelang, pengumuman tender di posting di website .......... ..........
9. Penerbitan Purchase Order disertai purchase contract agreement 4 Dec 2009 .......... Purchase Order dan contract agreement ini bersifat mengikat dan berlaku selama pekerjaan pengadaan ini berlangsung , PO & contract harus di catat dan di beri nomor
10. Penyampaian complain letter dari peserta tender lainnya jika menemukan penyimpangan prosedur tender 3 Februari 2010 .......... Disampaikan oleh peserta tender
11. Proses Re-Tender ,jika diketemukan penyimpangan prosedur yang disertai lampiran bukti pendukung Jika terjadi .......... Di mulai dari poin no. 2 hingga poin no. 12.
E. Spesifikasi barang
Pemenang Tender akan menyediakan
a. 135.000 bibit kakao unggul yang telah tersertifikasi
b. 6000 kg pupuk organik buatan pabrik
Lokasi Pengiriman Bibit Kakao dan Pupuk
NO. NAMA DESA KECAMATAN ALOKASI BIBIT KAKAO MENURUT DESA
JLH. PETANI BIBIT/PETANI BIBIT PILOT PROJECT JUMLAH BIBIT
1 , .......... 42 550 600 23,700
2 , .......... 39 550 600 22,050
3 .......... 36 550 600 20,400
4 , .......... 3 550 600 2,250
5 , .......... 120 550 600 66,600
TOTAL 240 135,000
LAMPIRAN – LAMPIRAN
Lampiran 1. Bentuk Surat Pemberitahuan Undangan Pengadaan
Lampiran 2. Bentuk Surat Pengantar Penawaran
Lampiran 3. Bentuk Surat Penawaran Biaya
Lampiran 4. Bentuk Surat Kuasa
Lampiran 5. Bentuk Surat Pernyataan Badan Usaha/Perusahaan Tidak Sedang Dalam Keadaan Pailit
Lampiran 6. Bentuk Surat Pernyataan Perusahaan Bukan Milik Pegawai/Pengurus/ Keluarga .......... .......... Indonesia
Lampiran 1
BENTUK SURAT UNDANGAN PENAWARAN
Nomor : IRIWS/LOG/09/XI/0001 1 Desember 2009
Lampiran : 1 (satu)
Perihal : Penawaran Pengadaan Bibit Kakao
Kepada Yth. :
Pimpinan .........
Di
Tempat
Dengan Hormat,
Diberitahukan bahwa .......... .......... –sebuah LSM internasional yang berkantor pusat di Inggris- akan mengadakan Pengadaan Bibit Kakao di Kabupaten Parimana. Kegiatan ini merupakan proyek .......... .......... yang ditujukan untuk membantu korban gempa di Sumatera Barat.
Sehubungan dengan itu, kami mengundang Bapak/Ibu untuk dapat mengajukan penawaran pengadaan Bahan tersebut dengan ketentuan seperti dalam tender dokumen terlampir. Kami juga mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam penjelasan tender yang akan dilaksanakan di kantor .......... .......... Pariaman pada hari Kamis, tanggal 20 November 2009 pada pukul 10.00 WIB sampai selesai.
Batas akhir penyerahan penawaran adalah pada hari Selasa tanggal 24 November 2009, pada pukul 16.00 WIB. Untuk lebih detilnya, kami persilakan untuk mempelajari Dokumen Tender dan lampiran surat ini.
Demikain kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang baik diucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
.......... .......... Indonesia,
.......... sub office
............................
Panitia Pengadaan
Lampiran 2
BENTUK SURAT PENGANTAR DOKUMEN PENAWARAN
KOP PERUSAHAAN
Nomor : ……………
Lampiran : ……………
Kepada Yth.
PANITIA PENGADAAN BARANG DAN JASA
.......... .......... INDONESIA
di ……
Perihal : Penyampaian Dokumen Penawaran (Dok. Administrasi, Dok. Teknis, dan Dok. Biaya)
Sehubungan dengan surat undangan dari Panitia per telepon perihal Pengadaan Bibit Kakao dengan ini kami mengajukan penawaran dalam rangkap 1 (satu) yang masing-masing terdiri dari dokumen Administrasi dan Penawaran dengan penjelasan sebagai berikut :
1. Kami telah menerima dan mempelajari dokumen seleksi (beserta adendum) serta Berita Acara Hasil Rapat Penjelasan.
2. Kami bertanggung jawab atas:
b. Kebenaran dan keabsahan data yang dilampirkan pada dokumen penawaran kami.
c. Hasil pekerjaan (kuantitas dan kualitas) serta biaya, yang akan dilaksanakan sesuai dengan proposal yang tercantum didalam dokumen penawaran kami.
d. Pekerjaan yang ada akan diselesaikan tepat waktu sebagaimana dijadwalkan di dalam proposal yang tercantum kualitas dan kuantitas hasil pelaksanaan dengan biaya sebagaimana tercantum didalam dokumen penawaran kami.
3. Kami setuju bahwa:
a. Segala biaya yang dikeluarkan untuk penyusunan penawaran, rapat penjelasan, peninjauan lapangan, klarifikasi dan negosiasi, kami tidak akan meminta penggantian kepada pemberi tugas/panitia pelelangan;
b. Pemberi tugas/panitia pelelangan tidak terikat untuk menyetujui penawaran kami, dan tidak terikat untuk memberikan alasan penolakan penawaran;
c. Kami bersedia tunduk pada ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam dokumen pelelangan.
4. Penawaran ini berlaku selama enam puluh (60) hari kalender sejak tanggal pembukaan penawaran.
.........., …. Januari 2010
Nama Perusahaan
( )
Nama dan Jabatan
Pimpinan Perusahaan/
Wakil yang diberi kuasa,
Bertanggal, tanda tangan, Cap perusahaan
Lampiran 3
BENTUK SURAT PENAWARAN BIAYA
KOP SURAT PERUSAHAAN
Nomor : …………………
Lampiran : …………………
Kepada Yth.
PANITIA PENGADAAN BARANG DAN JASA
.......... .......... INDONESIA
di ….
Perihal : Dokumen Biaya
Setelah membaca dan mempelajari Rencana Kerja dan syarat-syarat serta mengikuti prebid meeting dan site visit untuk pekerjaan Pengadaan Bibit Kakao yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama :
Jabatan :
Dalam hal ini mewakili perusahaan :
Alamat :
Bersama ini kami mengajukan penawaran untuk pekerjaan tersebut diatas adalah sebesar Rp .................................( dengan huruf)
Dengan ini kami menyatakan pula bahwa :
1. Apabila dalam penghitungan pada perincian perhitungan (terlampir) terdapat kesalahan perhitungan, dan menyebabkan ketidak sesuaian dengan besaran yang kami tuliskan pada surat ini, kami tidak akan mengajukan perbaikan dan hal tersebut merupakan resiko yang akan kami tanggung untuk menjaga obyektifitas pelaksanaan pelelangan pekerjaan ini.
2. Dalam penyusunan dokumen harga/keuangan ini kami telah mempertimbangkan seluruh resiko apabila terjadi kenaikan harga, dan tidak akan memperlambat jadwal kerja dan mengurangi kualitas pekerjaan.
3. Dokumen harga/keuangan ini telah kami susun dengan sebenarnya dan sudah termasuk didalamnya Pajak Pertambahan Nilai (PPN), Pajak Penghasilan (PPh), sesuai ketentuan pajak yang berlaku, premi asuransi dan biaya-biaya lainnya.
4. Kami bersedia untuk melakukan klarifikasi.
5. Hal-hal yang kami ajukan dalam dokumen harga ini mengikat kami sepenuhnya.
6. Kami terikat untuk melaksanakan Pekerjaan dimaksud dengan melibatkan seluruh personil yang telah kami cantumkan pada dokumen tehnis dan berkas-berkas pada dokumen administrasi dan bersedia dilakukan klarifikasi serta bertanggung jawab sepenuhnya terhadap hasil pekerjaan personil kami.
7. Dokumen Biaya yang kami ajukan ini berlaku selama 60 (dua puluh) hari kalender terhitung sejak tanggal surat ini.
Demikian Dokumen Biaya ini kami sampaikan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
.........., …. Januari 2010
Nama Perusahaan
( )
Nama dan Jabatan
Pimpinan Perusahaan/
Wakil yang diberi kuasa,
Di atas Materai Rp. 6.000,-
Bertanggal, tanda tangan, Cap perusahaan
Lampiran 4
BENTUK SURAT KUASA
KOP PERUSAHAAN
SURAT KUASA
Nomor : …………………..
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama :
Jabatan : Direktur Utama/Direktur PT ………………..
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama perusahaan berdasarkan Akte Notaris ……….. di ……. No. tanggal …………….. beserta perubahannya yang berkedudukan di ….. (alamat perusahaan), yang selanjutnya disebut Pemberi Kuasa.
Memberi kuasa kepada :
Nama : …………………………………………………………………………….
Jabatan : …………………………………………………………………………….
Yang diangkat berdasarkan Akte Notaris ……………… di ……………. No…………..tanggal ………. Beserta perubahannya yang berkedudukan di …………. (alamat perusahaan), yang selanjutnya disebut Penerima Kuasa.
Untuk dan atas nama Pemberi Kuasa diberi wewenang untuk melakukan proses tender pekerjaan Pengadaan Bibit Kakao.
Surat Kuasa ini tidak dapat dilimpahkan lagi kepada orang lain.
.........., …. Januari 2010
Penerima Kuasa
…………………
(nama dan jabatan) Pemberi Kuasa
Materai Rp. 6.000,-
Bertanggal, tanda tangan,
Cap perusahaan
…………………
(nama dan jabatan)
Lampiran 5
BENTUK SURAT PERNYATAAN PERUSAHAAN TIDAK SEDANG DALAM KEADAAN PAILIT
KOP SURAT PERUSAHAAN
Nomor : …………………
Lampiran : …………………
Kepada Yth.
PANITIA PENGADAAN BARANG DAN JASA
.......... .......... INDONESIA
di ….
Dengan hormat
Perihal : Pernyataan Tidak dalam Keadaan Pailit, Tidak Mempunyai Kredit Macet dan Tidak Masuk Daftar Hitam Perbankan, dan Belum Pernah Dihukum Berdasarkan Putusan Pengadilan Karena Kredit Macet.
SURAT PERNYATAAN
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama :
Jabatan :
Perusahaan :
Alamat :
NPWP :
Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya bahwa :
1. Perusahaan kami tidak berada dalam keadaan pailit, tidak mempunyai kredit macet dan tidak masuk dalam daftar hitam perbankan.
2. Perusahaan dan atau Pengurus Perusahaan dan atau Penanggung jawab Perusahaan kami belum pernah dihukum berdasarkan putusan pengadilan atas tindakan yang berkaitan dengan Putusan Pengadilan Karena Kredit Macet.
Demikian Surat Pernyataan ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
.........., …. Januari 2010
PT/CV...... .............................
Tandatangan & cap perusahaan
(Nama jelas )
Jabatan
Lampiran 6
BENTUK SURAT PERNYATAAN PERUSAHAAN BUKAN MILIK PEGAWAI/PENGURUS/KELUARGA .......... ..........
KOP SURAT PERUSAHAAN
Nomor : …………………
Lampiran : …………………
Kepada Yth.
PANITIA PENGADAAN BARANG DAN JASA
.......... .......... INDONESIA
di ….
Dengan hormat
Perihal : Pernyataan bahwa perusahaan peserta lelang bukan milik pegawai/pengurus/keluarga .......... .......... INDONESIA
SURAT PERNYATAAN
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama :
Jabatan :
Perusahaan :
Alamat :
NPWP :
Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya bahwa :
Perusahaan, Pengurus Perusahaan dan/atau Penanggung jawab Perusahaan kami tidak memiliki hubungan dan keterkaitan langsung dengan pegawai, manajemen, dan/atau donor .......... .......... INDONESIA.
Demikian Surat Pernyataan ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
.........., …. Januari 2010
PT/CV...... .............................
Tandatangan & cap perusahaan
(Nama jelas )
Jabatan
Sumber: www.islamic-relief.com
Artikel Terkait
